Pengertian, Unsur, Dan Aplikasi SIA

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.

Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli

Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) pengertian sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users).

     Beberapa batasan pengertian (definisi) Sistem Informasi Akuntansi lain yang dapat dikutip misalnya pendapat Wilkinson (1990) bahwa sistem informasi akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua pengguna di perusahaan tersebut.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (1996h.1)

     pengertian sistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3) mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess & Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “ Sistem Akutansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”

 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi  menurut Baridwan (1998, h.6), “Sistem Akutansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”

Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi

Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Cushing (diterjemahkan oleh Ruhiyat Kosasih, 1983) terdiri dari 6 blok yang disebutinformation system building block yaitu :

Blok masukan (Input Block)

Input merupakan data yang dimasukan ke dalam sistem informasi. Masalah input mencakup metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke sistem.

Blok Model Proses (Process Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data. Data tersebut disimpan di bank data dengan cara tertentu untuk menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan. 

Blok Keluaran (Output Block)

Haisl dari sistem informasi adalah keluaran atau output yang merupakan informasi yang berkualitas atau laporan-laporan yang berguna untuk tingkat manajemen dan semua pemakai informasi.

Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan "kotak alat" (tool-box) di dalam sistem informasi. Teknologi berguna untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data menghasilkan dan mengirimkan keluaran (output) dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Blok Basis Data (Database Block)

Kumpulan dari data yang terkait ata berhubungan secara terpadu satu sama lain, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya ini merupakan basis data. Data yang ada dalam basis data perlu disimpan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan, supaya menghasilkan informasi yang berkualitas. Organisasi basis data yang juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi/diolah dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management Systems)

Blok Kendali (Control Block)

Pengendalian-pengendalian perlu diterapkan di dalam sistem supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang seharusnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya terjadi salah proses, salah formula, data input yang dimasukkan salah atau disalahgunakan, sistem yang belum sudah dijalankan, sistem tidak sesuai kebutuhan, terjadinya kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase, bencana alam, kebakaran/api, air, temperatur dan sebagainya. Agar resiko yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi dapat segera diatasi, perlu dirancang dan diterapkan beberapa pengendalian intern untuk menyakinkan bahwa segala sesuatunya sudah berjalan seperti yang seharusnya.

Sedangkan menurut Leitch dan Davis (1992, p8-10), komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari:

Business Operations

Dalam suatu organisasi terdapat beberapa aktivitas seperti perekrutan karyawan, pembelian barang persediaan dan penerimaan kas dari pelanggan. Input sistem informasi akuntansi disiapkan oleh bagian operasional dan outputnya digunakan untuk mengatur kegiatan operasional

Transaction Processing

Transaksi yang dilakukan perusahaan lazimnya ialah penjualan, produksi (bila perusahaan industri) dan pembelian. Para penyusun sistem informasi harus paham apa dan bagaimana transaksi-transaksi itu diproses.

Management Decision Making

Pada umumnya informasi digunakan untuk bahan pengambilan keputusan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan pihak manajemen, oleh karena itu informasi menentukan proses pengambilan keputusan.

Reporting

Dalam menyusun laporan berdasarkan sistem informasi, penyusun sistem harus mengetahui output apa yang dibutuhkan/diinginkan

System Development and Operation

Sistem informasi harus dirancang, diimplementasikan dan dioperasikan secara efektif. Idealnya user terlibat penuh dalam implementasinya.

Database

Untuk memperoleh database yang baik, perlu dipahami sungguh-sungguh proses pengumpulan dan penyimpanan data, dan jenisdatabase software.

Technology

Kemampuan dalam perencanaan dan pengelolaan operasi bisnis tergantung dari pengetahuan teknologi untuk melengkapi pengetahuan mengeai sistem informasi akuntansi. Pada waktu ini dukungan teknologi komputerisasi dan komunikasi sudah pada tingkat yang sedemikian rupa sehingga prosedur operasional yang lazim dikenal secara tradisional sudah berubah secara total, misalnya mengenai otorisasi, pembagian tugas, hubungan antar organisasi secara elektronis (e-business), dan aspek-aspek keamanan (karena dengan menggunakan internet berarti kita makin terbuka terhadap akses publik).

Controls

Dalam menyusun sistem pengendalian intern harus dipertimbangkan tingkat kompleksitas sistem informasi serta perkembangan teknologi.

Interpersonal/Communication Skill

Untuk mempresentasikan hasil kerja secara efektif, system designer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik secara lisan maupun tulisan.

Accounting and Auditing Principles

Untuk menyusun dan mengoperasikan sistem informasi akuntansi, seorang akuntan harus mengetahui prosedur akuntansi dan memahami audit terhadap sistem informasi. 

Contoh Aplikasi SIA

Dalam definisi tersebut terdapat kata kunci Sistem Informasi, yaitu mengubah data menjadi informasi. Kata kunci inilah yang seringkali tidak dipahami oleh orang awam, sehingga mereka salah mengartikan Sistem Informasi dengan pemrograman dan coding-coding rumit. Padahal, mengubah data menjadi informasi adalah fungsi dari database. Artinya, mempelajari Sistem Informasi berarti harus mempelajari database, karena database adalah fondasi utama dari suatu Sistem Informasi.

Pembangunan fondasi Sistem Informasi (baca: database), lebih memerlukan kemampuan analisa dan logika, karena aliran data dalam dunia nyata harus diterjemahkan kedalam aplikasi yang terstruktur dan terstandardisasi. Contohnya,

‘Dalam suatu perusahaan terdapat ribuan karyawan, setiap bulan terdapat karayawan baru dan karyawan resign. Dalam perusahaan itu, seorang supervisor mengawasi beberapa karyawan perusahaan. Supervisor itu juga merupakan karyawan perusahaan tetapi memiliki posisi yang lebih tinggi. Karyawan di perusahaan itu memiliki NIK yang berbeda-beda, gaji yang bervariasi dan tidak bisa dilihat oleh sembarang orang, dan mereka juga berasal dari tempat yang berbeda.’

Disini terlihat bahwa permasalahan bukan terdapat dalam pemrograman atau coding. Permasalahannya adalah, dimana nama-nama karyawan itu akan disimpan, bagaimana menyimpan data supervisor yang berbeda dengan karyawan biasa, bagaimana menarik data supervisor dan karyawan sehingga menjadi informasi ‘siapa membawahi siapa saja’, atau bagaimana menyimpan daftar gaji per karyawan?

Seorang perancang Sistem Informasi harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam ini. Pemrograman dan coding sebetulnya masalah terakhir dalam pembangunan Sistem Informasi secara utuh. Bila diibaratkan, maka perancangan database adalah merancang bentuk dan ukuran bangunan, sedangkan pemrograman dan coding adalah membangun bangunannya.

Inti dari perancangan database terdapat pada Data Flow Diagram, Entity Relationship-Diagram, dan Hukum Normalisasi. Sedangkan bahasa database terbaik saat ini adalah SQL (Structured Query Language). SQL sendiri ada berbagai macam versi, tetapi pada dasarnya, struktur bahasanya mirip.

Fungsi dari SQL ini secara singkatnya adalah, memerintah database untuk memunculkan data sesuai kebutuhan kita sehingga menjadi informasi yang berguna.

Oleh karena itu, mahasiswa SIA harus menguasai fondasi SIA, yaitu perancangan database dan Query.

Setelah mahasiswa bisa melakukan perancangan database, selanjutnya mahasiswa perlu mempelajari pembuatan Sistem Informasi, sehingga pengetahuan mahasiswa mengenai Sistem Informasi akan menjadi lengkap.

Suatu software terbaik yang bisa digunakan untuk pembelajaran SIA adalah DBMS Microsoft Access.

Microsoft Access memiliki kelebihan dimana database, query dan aplikasi Sistem Informasi bisa dibangun dengan GUI (Graphical User Interface). GUI ini sangat memudahkan pengguna dalam membangun database dan aplikasi Sistem Informasi. Walaupun begitu, pengguna masih dapat melihat bahasa pemrograman hasil dari GUI tersebut.

Misalnya, untuk software database lain seperti Oracle, pemakai Oracle biasanya harus mengetik SQL untuk membuat tabel dan membangun Query. Dalam Access, tabel dan query bisa dibuat hanya dengan mengklik dan sedikit mengetik, tetapi bahasa SQL masih dapat dilihat.

Contoh lainnya, pemrogram Visual Basic biasanya harus mengetikkan coding dan bahasa Visual Basic untuk membangun sebuah aplikasi. Dalam Access, pengguna hanya perlu membuat aplikasi dengan mengklik toolbox, tetapi pengguna masih dapat membaca dan mempelajari Visual Basicnya.

Selain kemudahan dalam membangun sistem dan akses terhadap bahasa pemrograman, Microsoft Access juga memiliki kelebihan di bidang pengendalian (control) dan integrasi.

Pada era dimana skala bisnis semakin besar, perusahaan harus bisa mengintegrasikan data-data keuangan dan kemudian mengumpulkannya dalam satu laporan keuangan utuh. Coba bayangkan bila perusahaan ritel besar semacam Hypermart tidak memiliki Sistem Informasi Akuntansi terintegrasi, data penjualan harian dari Hypermart cabang Batam harus dibawa ke Hypermart cabang Jakarta, kemudian dikumpulkan jadi satu dan disusun hingga menjadi laporan penjualan. Padahal, jumlah transaksi penjualan di sebuah Hypermart dalam satu hari bisa mencapai ribuan.

Sistem Informasi terintegrasi ini bisa ditunjukkan dan dibangun dalam skala kecil dengan menggunakan Microsoft Access. Dengan kemampuannya sebagai DBMS, Access bisa memisahkan antara database dengan aplikasi dan menghubungkan antar aplikasi melalui jaringan LAN. Dengan kemampuan ini, mahasiswa dapat diberi gambaran mengenai bagaimana aplikasi Payroll yang ada di bagian payroll terintegrasi dengan aplikasi penjualan di bagian penjualan dan aplikasi biaya di bagian biaya, dan kemudian tiga aplikasi di tempat terpisah ini dapat menyumbang komponen pendapatan, biaya dan biaya gaji untuk bagian reporting, sehingga dihasilkan sebuah laporan rugi laba.

Sistem Informasi terintegrasi juga harus memperhatikan faktor pengendalian internal. Dimana dalam dunia teknologi informasi seperti sekarang ini, pengendalian internal merupakan faktor yang sangat penting. Microsoft Access juga memiliki kemampuan dalam pengendalian. Misalnya dalam kasus diatas, bagian penjualan tidak bisa mengakses data di bagian payroll.

Kesimpulannya, Sistem Informasi Akuntansi sebaiknya diajarkan pada mahasiswa Akuntansi. Karena sebetulnya Sistem Informasi adalah suatu alat baru dalam Pelaporan Keuangan modern yang menggantikan kertas-kertas yang harus digarisi debit kredit atau spreadsheet.

Mau tidak mau, ketika memasuki dunia kerja, seorang akuntan akan ditempatkan pada lingkungan pelaporan keuangan yang terintegrasi dan menggunakan sistem informasi. Tidak ada lagi membuat jurnal dengan kertas atau spreadsheet.

Untuk profesi auditor, sejak tahun 2002 kata audit cenderung bergeser ke arah assurance, dan memiliki titik berat pada internal control (kroscek dengan Sarbanes Oxley Act, website KAP big 4 seperti PWC, deloitte, E&Y). Auditor sekarang harus bisa memberi assurance terhadap internal control di perusahaan. Maka, bila dulunya audit fokus pada test of detail dan mengaudit sistem informasi around the computer, sejak tahun 2002 KAP mulai menerjunkan bagian System Process Assurance untuk melakukan test of control dan mengaudit sistem informasi trough the computer, baru kemudian bagian assurance melakukan pengauditan. Ibaratnya seperti ember, bila Test of Control terisi ¾ bagian, maka Test of Detail hanya perlu dilakukan 1/4nya.

Hal ini sangat diperlukan untuk mengaudit perusahaan seperti Astra yang memiliki anak perusahaan besar, berbeda jenis usaha dan jumlahnya banyak. Melakukan Test of Detail penuh pada Astra akan sangat costly dan tidak ada keyakinan bahwa fraud tidak mungkin terjadi.










sumber:

1.  Pengertian SIA

2. Unsur - Unsur SIA

3. Aplikasi SIA